Elektronische Rechnungen werden ab 1. Januar 2027 fast ohne Ausnahme für Unternehmen und im kommunalen Bereich in Städten, Landkreisen und Gemeinden Pflicht.
Die E-Rechnungspflicht wird seit dem ersten Januar 2025 schrittweise eingeführt. Unternehmen müssen sich auf die Rechtslage einstellen, um Strafen zu vermeiden und ihre Effizienz zu steigern. Denn der Zwang sollte nicht den Blick auf die Chancen von XRechnung und ZUGFeRD trüben, denn es lassen sich durchaus Vorteile für das eigene Unternehmen generieren.
Was sind elektronische Rechnungen?
Elektronische Rechnungen sind per Gesetz ab dem 1. Januar 2025 Rechnungen, welche die CEN-Norm EN 16931 erfüllen. Sie stellen im Gegensatz zu Papierrechnungen oder PDF-Dateien Inhalte in einem strukturierten und maschinenlesbaren Datensatz dar; sie können elektronisch übermittelt und empfangen werden und sie können automatisiert weiterverarbeitet werden. Diese Norm wird von den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erfüllt. Eine reine PDF-Rechnung ist keine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes. Für den Rechnungsversand gelten folgende Regelungen:
- Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Der Vorrang der Papierrechnung entfällt, der Empfang von E-Rechnungen welche die CEN-Norm EN 16931 erfüllen ist verpflichtend.
- Angesichts des zu erwartenden hohen Aufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen vorgesehen: Für B2B-Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht die Norm EN 16931 erfüllen übermittelt werden, wenn der Empfänger dem zustimmt.
- Für B2B-Umsätze aus dem Jahr 2027 dürfen noch Papierrechnungen und nicht dem neuen Format entsprechende elektronische Rechnungen übermittelt werden, wenn der Rechnungsaussteller einen Jahresumsatz von unter 800.000 Euro hat und der Empfänger zustimmt.
- Ab 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet E-Rechnungen zu versenden, die dem Format EN 16931 entsprechen.
- Ab 1. Januar 2028 sind alle Unternehmen verpflichtet, E- Rechnungen im Format EN 16931 zu versenden. Papierrechnungen und sonstige elektronische Formate entfallen.
Daraus folgt Handlungsbedarf für Unternehmen
- Technische Voraussetzungen schaffen (sicherstellen, dass die Systeme in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten),
- Prozesse anpassen (internen Prozesse zur Rechnungsverarbeitung müssen an die neuen Anforderun
angepasst werden), - Mitarbeiter schulen.
Die elektronische Rechnung hat für Unternehmen auch Vorteile stellt Sascha Dörr, Geschäftsführer der Cortility Gmbh, fest: „Richtig eingesetzt erleichtert die elektronische Rechnungsstellung auch den
Eingangsrechnungs-Workflow im Unternehmen und führt zu schnelleren Zahlungen durch die Auftraggeber. Für die Unternehmen ist es die Gelegenheit, ihre Prozesse zu optimieren, die Effizienz und
die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Mit einem erfahrenen Partner an der Seite können diese Herausforderungen gemeistert werden “, so Dörr.
Der Druck zur Implementierung wird immer größer
Es geht kein Weg an der E-Rechnung vorbei, außerdem liegen die Vorteile der automatischen Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten für den effektiven Unternehmens-Workflow auf der Hand. Immer mehr Unternehmen erwarten, dass ihre Partner damit umgehen können. Zeit- und Ressourcenaufwand dürfen nicht unterschätzt werden. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, Projekte frühzeitig zu planen und zu starten.
Lösungen / Produkte für den Rechnungsversand
Die Cortility bietet seit Jahren eine erprobte E-Invoicing Lösung an.
Zahlreiche Kunden haben die Lösung bereits im Einsatz. Die Cortility
E-Invoicing Lösung ermöglicht es Unternehmen, ausgehende SAP-
Rechnungen in elektronische Rechnungen, im Sinne des Gesetzes, zu
konvertieren, um Anlagen zu erweitern und zu versenden. Sie
unterstützt sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung. Der Versand kann
über unterschiedliche Technologien erfolgen. Sie ist die ideale Lösung,
um ausgehende Rechnungen elektronisch zu versenden.
Lösungen / Produkte für den Rechnungseingang
Die Anforderung im Rechnungsempfang durch die gesetzliche
Regelung, können Kunden mit Hilfe des Cortility Invoice Mail Produktes
(CIM) abdecken. Das Mailpostfach wird für den Empfang von
elektronischen Rechnungen fit gemacht. Es werden sowohl
XRechnung als auch ZUGFeRD unterstützt und die Rechnungen
können ins ERP-/ SAP-System eingespielt werden.
„Über die gesetzliche Anforderung hinaus, können unsere Cortility
Experten zusätzlich mit einem flexiblen Workflow beim Eingang von
Rechnungen unterstützen. CIM kann nahtlos in den ERW
(Eingangsrechungsworkflow) einliefern. Hier haben Kunden die
Möglichkeit einen auf sie zugeschnitten Workflow auszuführen.
Komplexe Freigabeprozesse, Doppelimport-Prüfung, Kontierung,
Zahlungsfreigaben, Fälligkeitsagent, zusätzliche Archivierungen und
vieles mehr ist bereits im Standard enthalten und kann individuell
ausgeprägt werden“, sagt Sascha Dörr.
Diesen Fachartikel hat Eins A Kommunikation für ihren Kunden Cortility geschrieben und an die Redaktionen geschickt. Er basiert auf einem Artikel, den wir bereits vor längerer Zeit zum Thema geschrieben hatten.